Do naszej kancelarii w niedużych odstępach czasu wpłynęły dwa pozwy w ramach spraw prowadzonych przez nas dla naszych klientów. Oba pozwy dotyczyły dużych i skomplikowanych inwestycji infrastrukturalnych i przemysłowych, o skomplikowanym stanie prawnym i przede wszystkim zagmatwanym i wielowątkowym stanie faktycznym.
Do zadań profesjonalnych pełnomocników należy przede wszystkim to, aby taki stan faktyczny jak najlepiej i najjaśniej sądowi przedstawić. Oczywiście koniecznością pierwszorzędną jest udowodnienie ponad wszelką wątpliwość swoich racji. Z tego powodu zarówno pisma procesowe, jak i dołączone do nich dokumenty bywają bardzo obszerne.
Dlaczego to ważne?
W sprawach, którymi obecnie się zajmujemy, nazwijmy jedną Atos, drugą Portos, pełnomocnicy przygotowali obszerną dokumentację dowodową, a teksty obu pozwów mają porównywalną długość: pozew Atos liczy 132 strony, Portos 127. Niestety, z przykrością odnotowaliśmy, że oba pozwy wydrukowane zostały jednostronnie! Inaczej ma się sprawa, kiedy przejdziemy do załączników:
Do Portosa dołączono 213 załączników – dla wyjaśnienia 1 załącznik może liczyć jedną kartkę albo kilkadziesiąt – jest to bowiem kompletny dokument, np. umowa, projekt budowlany itp. Załączniki wraz z pozwem zostały wydrukowane i złożone w dwóch egzemplarzach w sądzie, jeden egzemplarz zatrzymała dla siebie kancelaria, co daje nam trzy spore paczki, każda po ok. dwa i pół tysiąca kartek w sumie 7,5 tysiąca kartek. Dwa takie pozwy i znika półtora drzewa.
Do Atosa dołączono nieco ponad 1200 załączników i złożono w pięciu egzemplarzach w sądzie arbitrażowym (ilość egzemplarzy wynika ze specyfiki postępowania arbitrażowego). W tym ostatnim przypadku jednak załączniki nie zostały wydrukowane, a zapisane na elektronicznym nośniku (pendrive), dołączonym do pozwu. Wydrukowany został zatem wyłącznie pozew w pięciu egzemplarzach (plus jeden dla pełnomocnika) co daje nam w sumie 792 kartki. Gdyby tak wydrukować to dwustronnie, zużyjemy niecałą ryzę.
Przytłaczającą różnicę przedstawia poniższe zdjęcie:
Czy na obu tych zdjęciach są dokumenty? Tak, bo dokument nie musi być wydrukowany. Nie musi mieć nawet materialnej postaci, wystarczy żeby zawierał informację i aby była możliwość ustalenia jego wystawcy. Tak samo więc dokumentem jest pismo, jakie wyślemy pocztą, jak i e-mail wysłany z naszego adresu elektronicznego. Dokumentem jest też SMS, nagranie rozmowy telefonicznej, a nawet zapis znaków dymnych.
W jaki sposób możemy coś zmienić?
Czy takie niepapierowe dokumenty można złożyć w sądzie? Można. Żaden przepis prawa nie nakłada na nas obowiązku składania wszystkich dokumentów jako dowodów w oryginale, można składać tak zwane odpisy, a oryginał składamy tylko na wezwanie sądu lub żądanie drugiej strony – na przykład w celu zbadania prawdziwości podpisu. Również praktyka to potwierdza – nikt nie pozbywa się oryginalnych dokumentów do akt sądowych, tylko zawsze wszystko kserujemy.
Po co kserujemy? No właśnie. Odpis ma być wiernym odtworzeniem treści dokumentu, ale tylko treści. Nie musi więc być w tym samym układzie, nie musi być w tych samych kolorach, ani tym bardziej w tej samej postaci. Odpis nie musi być też poświadczony za zgodność z tym oryginałem. Nie ma więc żadnych przeszkód, żeby ten odpis dostarczyć w formie skanu.
A co z dokumentami, które nie mają swojej formy papierowej – na przykład e-maile? Ich „oryginał” to jest właśnie forma elektroniczna, a ich drukowanie trochę przypomina czytanie umowy przez telefon. Wydruk e-maila jest pozbawiony wielu przydatnych informacji (metadanych), w których jest na przykład napisane, z jakiego serwera został wysłany. Tutaj więc tym bardziej właściwe jest darowanie sobie drukowania korespondencji.
A czy pisma do sądu możemy wysłać e-mailem? Niestety jeszcze nie, choć ma się to zmienić.
Co więc musi trafić do sądu w papierze?
Wszystkie pisma procesowe i pełnomocnictwo. Całą resztę możemy zapisać na nośniku danych. Oczywiście mając do załączenia dwustronicową umowę i fakturę nie będziemy tego nagrywać na pendrive, ale zdaniem specjalistów działu procesowego naszej kancelarii procedura cywilna nie wyklucza możliwości składania w sądzie dowodów w postaci elektronicznej. Wdrażamy więc szersze wykorzystanie możliwości XXI wieku i korzystanie z elektronicznych nośników informacji.
